Tủ hồ sơ là gì, quy tắc lựa chọn

0

9955

Thật khó để tưởng tượng một văn phòng, thư viện hoặc không gian làm việc khác với quy trình làm việc lớn, nơi một tủ hồ sơ sẽ không được sử dụng. Đồ nội thất có tính ứng dụng cao này cho phép bạn tổ chức hợp lý việc lưu trữ các tài liệu quan trọng, vì vậy việc tìm kiếm hợp đồng phù hợp sẽ dễ dàng hơn nhiều. Tiếp theo, chúng ta sẽ nói về một loạt các đồ nội thất văn phòng tương tự.

Bổ nhiệm

Tủ thẻ được sử dụng để tổ chức và lưu trữ tất cả các loại tài liệu định dạng A4, A5, cũng như các bản vẽ định dạng A0, A1. Hơn nữa, bạn có thể lưu trữ cả hai tài liệu riêng biệt trong các tệp và được khâu, trong các thư mục, thư mục được cài đặt theo chiều dọc.

Thiết kế tủ được thiết kế theo cách có thể nhanh chóng và không gặp khó khăn thêm sắp xếp một số lượng lớn tài liệu, sắp xếp lưu trữ có hệ thống của họ và, nếu cần, nhanh chóng tìm thấy tài liệu hiện tại.

Thông thường, các tủ như vậy có khóa trung tâm, ngăn chặn nguy cơ kẻ xâm nhập. Điều này làm tăng mức độ bảo mật và quyền riêng tư của các tài liệu được lưu trữ bên trong các đồ nội thất đó. Ngoài ra, tủ hồ sơ làm bằng kim loại có thể ngăn ngừa nguy cơ làm hỏng tài liệu do hỏa hoạn. Thiết kế như vậy thường có một lớp phủ chống cháy đặc biệt.

Tủ hồ sơ được lắp đặt trong thư viện, tài liệu lưu trữ, văn phòng, thủ tướng, bộ phận nhân sự để lưu trữ hồ sơ cá nhân của nhân viên và bộ phận kế toán của các doanh nghiệp lớn để tổ chức các tài liệu kế toán. Đối với một công ty nhỏ với quy trình làm việc thấp, các sản phẩm như vậy không phù hợp như đối với các doanh nghiệp lớn, nhưng nhu cầu đối với họ đang tăng lên hàng năm.

Giống

Một tủ hồ sơ là nhu cầu lớn, vì lý do này các nhà sản xuất đã mở rộng lựa chọn đồ nội thất như vậy, và ngày nay nó khác về hình dạng, vật liệu sản xuất, làm đầy (sự hiện diện của các yếu tố bổ sung).

Trong hình dạng

Những sản phẩm như vậy thường có hình thức đơn giản, súc tích. Tủ được làm dưới dạng một hình chữ nhật, ít thường xuyên hơn - một hình vuông, trong đó các ngăn kéo được đặt ở một hoặc nhiều hàng, chồng lên nhau. Bạn có thể tìm thấy các mô hình hẹp về chiều cao phù hợp cho các phòng nhỏ và các tài liệu cỡ nhỏ. Ngoài ra còn có các mô hình cao và rộng sẽ cho phép bạn đặt một số lượng lớn tài liệu.

Quảng trường

Hình chữ nhật

Theo nguyên liệu sản xuất

Dựa trên vật liệu để sản xuất mô hình, bạn có thể chọn các tùy chọn như vậy cho văn phòng thiết kế, thư viện hoặc văn phòng:

• tủ hồ sơ - được làm bằng kim loại bền, do đó, các sản phẩm kim loại bảo vệ tài liệu một cách đáng tin cậy khỏi tác động cơ học, bụi, ánh sáng mặt trời, côn trùng và nhiệt độ không khí giảm trong phòng. Khả năng chống cháy của đồ nội thất bằng kim loại khá cao.Tuy nhiên, đồ nội thất bằng kim loại không có sự khác biệt về ngoại hình hấp dẫn, không thể nói về mô hình bằng gỗ, vì vậy nó phù hợp hơn cho việc lưu trữ, các tệp thẻ thư viện;
• tủ hồ sơ bằng gỗ. Cũng khá phổ biến là các sản phẩm bằng gỗ, phù hợp hơn cho các thư viện và sổ sách kế toán. Chúng trông hấp dẫn hơn từ quan điểm thẩm mỹ, do đó chúng có thể bổ sung cho nội thất của văn phòng, một hội trường thư viện lớn.

Gỗ

Kim loại

Bằng cách điền

Các tủ có thiết kế khác nhau sẽ cho phép bạn đặt một tủ hồ sơ có kích thước phù hợp. Một tủ hồ sơ không có ngăn kéo bên trong có các kệ để các tài liệu có thể được gấp hoặc cài đặt ở vị trí thẳng đứng. Nhiều mẫu được trang bị ngăn kéo có vách ngăn, rất tiện lợi. Sẽ tốt hơn nếu các phân vùng có thể dễ dàng tháo dỡ và lắp đặt nếu cần thiết. Điều này sẽ mở rộng danh sách các định dạng sẽ phù hợp trong hộp.

Mô hình với các ngăn kéo trên đường ray kính thiên văn và đóng cửa rất thuận tiện cho tủ hồ sơ lớn. Điều này giúp đơn giản hóa rất nhiều quyền truy cập của con người vào các tầng trên của các hàng chỉ mục thẻ.

Các mô hình đắt tiền hơn của tủ hồ sơ có bảo vệ chống lật trong thiết kế của chúng, giúp bảo vệ nội thất của đồ nội thất khỏi bị hư hại. Nó sẽ không thừa đối với tủ có khả năng chống cháy cao, mà điển hình hơn cho tủ kim loại. Kệ treo di chuyển dọc theo đường ray đặc biệt cũng rất thuận tiện trong hoạt động. Trên chúng bên trong tủ bạn có thể lưu trữ tài liệu trong các thư mục.

Kích thước

Có một tủ hồ sơ lớn tại nhiều doanh nghiệp, rất thuận tiện để lưu trữ các tệp cá nhân đó của nhân viên trong tủ hồ sơ có các ngăn kéo có định dạng bắt buộc, ví dụ: A0, A1, A3, A4, A5. Sự lựa chọn là lớn, vì vậy lựa chọn tùy chọn phù hợp nhất là dễ dàng. Nếu cần thiết, quy mô của tủ được điều chỉnh theo kích thước của phòng. Những món đồ nhỏ chỉ có thể có hai ngăn kéo, trong khi những món đồ lớn có thể có tới chín cái. Chọn một mô hình cụ thể là cần thiết dựa trên kích thước của tủ tệp. Các thông số thiết kế tiêu chuẩn được mô tả trong bảng.

Cách chọn và đặt

Nếu bạn quyết định chọn tủ cho văn phòng để đặt tài liệu cá nhân cho mỗi nhân viên, điều quan trọng là phải nghiên cứu chi tiết cụ thể của người đó. Những tài liệu nào anh ta đối phó với thường xuyên nhất? Những tài liệu kích thước nên được lưu trữ trong tủ? Khối lượng của họ là gì? Câu trả lời cho những câu hỏi này sẽ giúp bạn chọn một mô hình tủ với hệ thống ngăn kéo có liên quan đến kích thước, nội dung, hình dạng.

Càng cẩn thận việc lấp đầy đồ nội thất như vậy, nó sẽ thuận tiện hơn trong hoạt động. Hãy đối xử với thời điểm chọn một mô hình cụ thể rất cẩn thận, bởi vì đây là chìa khóa cho công việc được thiết lập trong tương lai.

Video

Ảnh